Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Alexander Koch, Schweden (Unternehmen in Gründung)
E-Mail: contact@professionaltony.com

2. Diese Website (professionaltony.com)

Diese Website ist eine rein informative Seite. Sie setzt keine Cookies, verwendet kein Tracking und keine Analysedienste und lädt keine Inhalte von Drittservern.

Server-Logdateien

Beim Aufruf werden technisch bedingt Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung). Diese Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Daten werden nach kurzer Zeit gelöscht.

Hosting

Die Website und die Anwendung werden auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht. Alle Daten verbleiben in der EU/EWR.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

3. Die Anwendung (app.professionaltony.com)

Die Anwendung ist eine Betriebssoftware für Handwerksbetriebe und nur für registrierte Kunden zugänglich. Für Kundendaten in der Anwendung handeln wir als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Betriebs; Umfang und Pflichten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden.

Anmeldung

Die Anmeldung erfolgt über bestehende Konten bei Microsoft (Entra ID) oder Google (OpenID Connect). Dabei werden Identitätsangaben (Name, E-Mail-Adresse) vom gewählten Anbieter an uns übermittelt. Die Anwendung setzt ausschließlich technisch erforderliche Sitzungscookies (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verarbeitete Daten

Geschäftsdaten des jeweiligen Betriebs, u. a. Projekte, Aufmaße, Angebote, Rechnungen, Arbeitszeiten und Kontaktdaten von Geschäftspartnern. Alle Daten werden in der EU/EWR verarbeitet; Unterauftragsverarbeiter werden nur mit Vertrag nach Art. 28 DSGVO und EU/EWR-Verarbeitung eingesetzt und sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt.

Speicherdauer

Geschäftsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des jeweiligen Betriebs (z. B. Handels- und Steuerrecht); danach werden sie gelöscht. Beim Vertragsende erhalten Kunden ihre Daten zurück (Export), anschließend werden sie gelöscht.

Freiwillige Nutzungsanalyse (nur mit Einwilligung)

Zur Verbesserung der Anwendung können Benutzer freiwillig zustimmen, dass wir aufzeichnen, welche Bildschirme und Funktionen sie wann verwenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Zustimmung findet keine solche Aufzeichnung statt; die Anwendung funktioniert unverändert. Es werden keine zusätzlichen Cookies gesetzt und keine Dienste Dritter eingebunden; die Daten verbleiben auf unseren Servern in der EU/EWR. Aufgezeichnet werden Bildschirm- und Funktionskennungen mit Zeitpunkt, Verweildauer und Reihenfolge innerhalb einer Sitzung sowie das Benutzerkonto, dazu technische Fehler der Anwendung mit ihrem HTTP-Statuscode; keine Inhalte, keine Kundendaten, keine IP-Adressen und keine Suchbegriffe. Fehlgeschlagene Anmeldungen und verweigerte Zugriffe zeichnen wir dabei bewusst nicht auf. Der jeweilige Betrieb (Arbeitgeber) erhält keinen Zugriff auf diese Daten; wir werten sie nur zusammengefasst aus. Die Rohdaten werden nach 180 Tagen gelöscht. Die Einwilligung kann jederzeit in den Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Feedback aus der Anwendung

Über die Feedback-Funktion können Benutzer uns Hinweise, Fehler und Vorschläge senden. Wir verarbeiten die Angaben zur Bearbeitung der Rückmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, sobald sie erledigt ist und keine Nachfrage mehr zu erwarten ist.

4. Anbindung von E-Mail und Kalender (Google Workspace, Microsoft 365)

Ein Betrieb kann freiwillig ein einzelnes, von ihm selbst bestimmtes Postfach und den zugehörigen Kalender mit der Anwendung verbinden. Ohne diese ausdrückliche Verbindung greift die Anwendung auf keinerlei Postfach- oder Kalenderdaten zu. Die Verbindung erfolgt über OAuth; ein Passwort wird zu keinem Zeitpunkt an uns übermittelt.

Welche Daten wir abrufen

• E-Mail (lesend): Kopf- und Inhaltsdaten sowie Dateianhänge der Nachrichten des verbundenen Postfachs (gmail.readonly bzw. Mail.Read).
• Kalender (lesend und schreibend): Termine des verbundenen Kalenders (calendar.events bzw. Calendars.ReadWrite).

Wir fordern keine Sendeberechtigung an (gmail.send / Mail.Send). Die Anwendung versendet keine E-Mails über das verbundene Postfach, verändert, verschiebt, markiert und löscht dort nichts.

Wozu

Eingehende Nachrichten werden klassifiziert, damit Ausschreibungen (GAEB-Dateien, Leistungsverzeichnisse) und Eingangsrechnungen erkannt und ihre Anhänge auf ausdrückliche Bestätigung des Betriebs hin in die Angebots- bzw. Rechnungsbearbeitung übernommen werden können. Im Kalender legt die Anwendung Termine des Betriebs an (Ortstermine, Einsatzplanung, Fristen) und liest sie zum Abgleich zurück, damit bei wiederholter Synchronisation keine Doppeleinträge entstehen. Es findet keine Werbung, kein Profiling und kein Training von KI-Modellen mit diesen Daten statt.

Speicherdauer

Nachrichteninhalte werden nur so lange vorgehalten, wie sie für die Bearbeitung erforderlich sind. Anhänge, die zu Buchführungsunterlagen werden, insbesondere Eingangsrechnungen, unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in Deutschland derzeit acht Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB) und werden im Originalformat unveränderbar archiviert. Diese Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben und steht einer Löschung insoweit entgegen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Wo, und wer sonst Zugriff hat

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf unseren Servern in der EU/EWR (Hetzner Online GmbH, Deutschland). Daten aus dem verbundenen Postfach oder Kalender werden an keinen Dritten weitergegeben. Es besteht für diese Daten kein Unterauftragsverarbeiter außer dem genannten Hosting. Ein Zugriff durch Personen auf unserer Seite erfolgt nur, soweit dies zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse oder zur Abwehr von Missbrauch erforderlich ist, oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind; solche Zugriffe unterliegen dokumentierten Zugriffskontrollen und werden protokolliert.

Widerruf

Der Betrieb kann die Verbindung jederzeit in der Anwendung trennen (Einstellungen → E-Mail & Kalender). Dabei wird das gespeicherte Zugriffstoken gelöscht und jeder weitere Abruf endet sofort. Zusätzlich kann die Berechtigung beim Anbieter selbst entzogen werden, bei Google unter myaccount.google.com/permissions, bei Microsoft unter myapps.microsoft.com.

Google API Services: Limited Use

Für Daten, die wir über Google-Workspace-Schnittstellen erhalten, gilt verbindlich:

„The use of information received from Google Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements."

Auf Deutsch: Die Verwendung von Informationen, die wir über Google Workspace APIs erhalten, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Insbesondere geben wir diese Daten nicht an Werbeplattformen, Datenhändler oder Informationsbroker weiter, verwenden sie nicht für Werbung und nicht zum Training verallgemeinerter KI-Modelle.

5. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu an contact@professionaltony.com. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, in Schweden die Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), oder die für Sie örtlich zuständige Behörde.